Un espai de licitació és el conjunt d’informació d’un procediment de contractació o expedient. Està format per un conjunt de dades bàsiques i les fases que poden formar part de l’expedient: alerta de futura licitació, consulta preliminar de mercat, anunci previ, anunci de licitació, expedient en avaluació, adjudicació, formalització, anul·lació i execució. En crear un espai es defineixen les seves dades bàsiques i per quina fase de publicació començarà l’espai de licitació. Editors i validadors són els que tenen accés per a crear espais virtuals.
Definir dades bàsiques prenent especial atenció a l’eina de licitació electrònica escollida:
- < Sobre Digital: eina corporativa per la configuració de la presentació d’ofertes ensobrada (diferents criteris d’adjudicació). – Requereix configuració a través d’e-Licita.
- Presentació telemàtica: eina corporativa per a expedients que requereixin la presentació d’una oferta única (sense necessitat de separació en sobres) – S’incorpora una configuració per defecte que es pot modificar en cas necessari a través d’e-Licita.
- Altres eines de licitació electrònica: Cal marcar aquesta opció sempre que l’òrgan de Contractació faci servir una eina pròpia (no corporativa) per a la presentació d’ofertes.
- <![iNo admet licitació electrònica: aquesta opció només s’ha de marcar en els supòsits taxatius definits a la LCSP.
Crear espai de licitació: en aquest moment es crea l’espai de licitació.
Emplenar dades generals de l’expedient:
Un cop creat l’espai de licitació cal emplenar la resta de dades de l’expedient.
Expedients sense lots:
En el cas d’expedients sense lots, es deixa l'opció per defecte (sense lots) al camp divisió en lots a la pestanya Dades generals de l'expedient i un cop emplenades la resta de dades d'aquesta pestanya, cal passar a emplenar les dades especifiques de l’expedient.
Un cop emplenades totes les dades generals i específiques de l'expedient, desar les dades (aquesta acció es pot fer en qualsevol moment per guardar els camps emplenats al formulari de l'eina de gestió) i enviar a validar l'espai de licitació:
En aquest moment es mostren els errors de validació, si és el cas que manquen dades obligatòries per emplenar, així com les recomanacions que, tot i no suposar un error de validació es posen en coneixement del validador respecte a les dades que es publicaran. Les primeres (errors de validació), apareixen en vermell en enviar a validar l'espai de licitació i caldrà modificar-les per poder arribar a la publicació. Les segones (recomanacions), es mostren en groc en enviar a validar i no impedeixen la publicació.
Expedients amb lots:
En el cas que s’hagin definit lots a les dades generals a l’apartat de sota, desar els canvis i definir el número de lots i les dades mínimes a través de Gestió de lots.
En guardar els canvis a aquesta finestra, l'expedient passa a tenir lots i mostrar la pestanya Dades específiques de lots. Clicant sobre la mateixa apareix el desplegable per emplenar les dades de cada lot:
Un cop emplenades totes les dades generals i específiques de lot, desar les dades (aquesta acció es pot fer en qualsevol moment per guardar els camps emplenats al formulari de l'eina de gestió) i enviar a validar l'espai de licitació:
En aquest moment es mostren els errors de validació, si és el cas que manquen dades obligatòries per emplenar, així com les recomanacions que, tot i no suposar un error de validació es posen en coneixement del validador respecte a les dades que es publicaran. Les primeres (errors de validació), apareixen en vermell en enviar a validar l'espai de licitació i caldrà modificar-les per poder arribar a la publicació. Les segones (recomanacions), es mostren en groc en enviar a validar i no impedeixen la publicació.
Publicar l'espai de licitació:
Quan l'expedient s'ha enviat a validar per part de l'editor o validador i s'han superat totes les validacions dels camps a emplenar de manera obligatòria, l'expedient passa a l'estat "Pendent de publicar" i un usuari amb rol d'editor i identificat a l'eina de Gestió mitjançant certificat digital, podrà Publicar la licitació des del botó d'accions.
Un cop fet l'expedient quedarà en estat "En publicació" i es publicarà a la PSCP quan arribi la data i hora planificada (per defecte, 5 minuts superior al moment en que es fa l'acció de publicar).
Nota: en el cas d'expedients configurats amb Sobre Digital o Presentació Telemàtica d'Ofertes, caldrà, prèviament, haver fet la configuració de la licitació electrònica corresponent a través del botó e-Licita.